Transcription
PELAKSANAAN AUDITDANPELAPORAN HASIL AUDITOLEH:HISAR SIRAIT(TIM SPMI KOPERTIS WILAYAH III)DISAMPAIKAN PADAPELATIHAN CALON AUDITOR MUTU INTERNALUNIVERSITAS ATMAJAYAJAKARTA, 24 JANUARI 2017
TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT terdiri dari1. PERSIAPAN2. PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN3. PELAKSANAAN AUDIT KEPATUHAN / LAPANGAN4. PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT5. PEMANTAUAN TINDAK LANJUT
TAHAPAN PERSIAPAN PELAKSANAAN AUDIT
TAHAPAN Persiapan1. Mempelajari Kebijakan SPMI.2. Mempelajari Standar SPMI.3. Mempelajari Penangungjawab dan Pelaksana Standar.4. Mempelajari Manual/Prosedur SPMI.5. Mempelajari Rencana Kerja Semesteran (RKS) dan atau Rencana KerjaTahunan (RKT).6. Mempelajari Laporan Realisasi RKS/RKT sebagai hasil pelaksanaan internalcontrol.
TAHAP PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN
Audit dokumen adalah tahapan penyusunan/perumusan checklistatau daftar tilik yang digunakan sebagai panduan/pedomanpelaksanaan audit kepatuhan/lapangan. CHECKLIST (DAFTAR TILIK) PROGRAM KERJA AUDIT, terdiri dari: Sasaran standarHal/aspek yang akan ditanyakanDokumen terkait dengan sasaran standarCatatan lain yang dianggap perlu diklarifikasi pada saat audit kepatuhan
Setiap auditor membuat checklist berupa daftar pertanyaan yangdisusun berdasar hasil audit dokumen untuk diverifikasi lebihlanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan. Setiap auditor harus menyusun checklist yang didasarkan atas: RKS/RKT Realisasi RKS/RKT Bukti Kinerja/Dokumen Terkait
MANFAAT CHECKLIST/DAFTAR PENGECEKAN1. Membantu auditor melakukan audit kepatuhan.2. Membantu auditor untuk menyusun catatan-catatan selama audit.3. Memastikan kelancaran audit.4. Sebagai alat bantu utama pada saat penyusunan laporan audit.
TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT KEPATUHAN
AUDIT KEPATUHAN adalah audit lapangan yang dilakukan olehauditor untuk memverifikasi/memvalidasi. Auditor melakukan audit dengan berpedoman pada checklist yangtelah dibuat pada saat audit dokumen/desk evaluasi/audit sistem. HASIL AUDIT KEPATUHAN RINGKASAN TEMUAN AUDIT KERTAS KERJA AUDIT
Proses Pelaksanaan Audit Kepatuhan Ketua tim auditor memperkenalkan seluruh anggota tim kepadaauditee Ketua tim auditor menyampaikan tujuan audit dan lingkup audit. Ketua tim auditor menyampaikan jadwal audit untuk kemudiandisetujui oleh teraudit dan dijadikan sebagai patokan pelaksanaanaudit.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan auditkepatuhan1.Setiap Auditor harus melaksanakan audit sesuai rencana yangtelah disepakati sesuai dengan program audit.2.Setiap Auditor harus menggunakan daftar pertanyaan /check listuntuk menemukan fakta.3.Setiap auditor harus menyampaikan pertanyaan secarasistematik dan jelas untuk menemukan fakta.4.Setiap auditor harus selalu mencocokkan temuan audit denganbukti-bukti di lokasi.5.Setiap Auditor harus selalu menjaga hubungan baik denganteraudit.
HAL-HAL YANG PERLU DICHECK PADA SAAT MELAKSANAKANAUDIT KEPATUHAN/LAPANGAN.1.Memastikan tanggungjawab teraudit selaku pelaksana standar.2.Memastikan pengetahuan dan pemahaman teraudit tentangKelengkapan Dokumen SPMI, termasuk RKS/RKT yang menjaditanggungjawab teraudit.3.Memastikan Efisiensi dan efektivitas operasi yang dijalankanteraudit.4.Memastikan kemampuan auditi melakukan tindakan koreksi.
Yang Harus Dicatat saat visitasi1. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar2. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi.3. Aspek dari operasi yang menyimpang /cenderung mengarah kepadaketidaksesuaian
Pernyataan temuan mengikuti kaidah PLOR Problem (masalah yang ditemukan) Location (lokasi ditemukan problem) Objective (bukti temuan) Reference (dokumen yang mendasari)
CARA MELAKUKAN AUDIT Mintalah pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau instruksi kerja danlakukan pengecekan apakah pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan instruksi kerja. Amati pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan bukumanual/prosedur SPMI dan Instruksi kerja. Pilihlah salah satu kegiatan, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakahpekerjaan telah dilakukan sesuai dengan prosedur/instruksi kerja. Pilihlah salah satu dokumen, pelajari proses dan hasil yang diharapkan, kemudianbandingkan dengan pekerjaan sesungguhnya.
SETELAH MENYELESAIAKAN AUDIT KEPATUHAN DILAKUKANRAPATPENUTUPAN KEGIATAN AUDIT1. Ketua bersama anggota tim auditor mengadakan rapat penutupan audit bersamateraudit membahas temuan audit untuk disepakati2. Ketua tim auditor dan teraudit bersama-sama menandatangani daftar temuanaudit.3. Ketua tim auditor menutup acara audit4. Tim auditor membuat laporan audit5. Ketua tim auditor menyerahkan laporan audit kepada Client
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT
Sebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuan tim auditortanpa teraudit.1.2.3.4.5.6.Dipimpin oleh Ketua Tim AuditorMelengkapi formulir ketidaksesuaianMeninjau semua ketidaksesuaianTinjauan secara kolektif terhadap ketidaksesuaian untuk mengidentifikasitemuan majorMempersiapkan kesimpulan auditMempersiapkan agenda (closing) meeting
LAPORAN AUDIT:1. Harus berdasarkan fakta2. Harus ringkas dan jelas3. Tidak memasukkan opini4. Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian
ISI LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL1.2.3.4.Latar BelakangMaksud, tujuan dan ruang lingkup auditRincian program audit, auditor, tanggal dan area auditIdentifikasi dokumen referensi (KEBIJAKAN SPMI, MANUAL SPMI,STANDAR SPMI, RKS/RKT)5. Ringkasan temuan6. Pengamatan ketidaksesuaian dan bukti pendukung7. Rekomendasi Rencana tindak lanjut perbaikan.
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN DAN TINDAKAN KOREKSIOLEH PIHAK TERAUDIT/MANAJEMEN Kajiulang Manajemen adalah suatu rapat dengan periode waktutertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan,dipimpin langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruhjajaran manajemen. Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebabsebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencanadanmencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalamrangka peningkatan mutu secara berkelanjutan.
2. Maksud, tujuan dan ruang lingkup audit 3. Rincian program audit, auditor, tanggal dan area audit 4. Identifikasi dokumen referensi (KEBIJAKAN SPMI, MANUAL SPMI, STANDAR SPMI, RKS/RKT) 5. Ringkasan temuan 6. Pengamatan ketidaksesuaian dan bukti
