Transcription

SISTEM INFORMASI USAHA DAGANG BERBASIS DESKTOP(STUDI KASUS: TOKO SOBANA II)Mari RahmawatiProgram Studi Sistem Informasi AkuntansiUniversitas Bina Sarana InformatikaJl. Kamal Raya No.18, Ringroad Barat, Cengkareng, Jakarta Barate-mail: [email protected]:Perkembangan sistem informasi telah banyakdigunakan untuk mendukung proses bisnis yangterjadi di usaha dagang. Untuk dapat melaksanakankegiatan pembelian yang baik, setiap usaha perlumemiliki sistem informasi yang baik dan terkendalidengan alur yang jelas. Pengelolaan data daninformasi yang baik dapat memudahkan pihakmanajemen dalam pengambilan keputusan danlangkah kebijaksanaan yang diperlukan demikelangsungan hidup usaha tersebut. Perancangansistem diharapkan menghasilkan program aplikasiusaha dagang mulai dari input data customer, inputdata barang sampai cetak laporan sehingga aplikasiini dapat memberikan dampak positif untuk jalannyabisnis yang dibangun, mengurangi fungsi – fungsiyang terduplikasi, dan mengurangi kesalahan yangdisebabkan human error.Kata kunci: Sistem, Informasi, Usaha DagangI.2.1 Pengertian Sistem InformasiSistem informasi mempunyai peran pentingdalam kinerja sebuah organisasi. Sistem informasimemberikan banyak keuntungan, dari tugas yangsimple seperti proses transaksi pada level operasionalsampai ke tugas yang sulit seperti membuatkeputusan penting dan kompetitif pada tingkatstrategis organisasi.(Anggraeni & Irviani, 2017) dalam bukunyamenerangkan bahwa sistem informasi yaitu suatusistem yang menyediakan informasi untukmanajemen dalam mengambil keputusan dan jugauntuk menjalankan operasional perusahaan, dimanasistem tersebut merupakan kombinasi dari orangorang, teknologi informasi dan prosedur-proseduryang terorganisasi. Fungsi sistem informasi yangdijelaskan oleh (Anggraeni & Irviani, 2017) yaitu :a. Untuk meningkatkan aksesibilitas data yang adasecara efektif dan efisien kepada pengguna, tanpadengan perantara sistem informasi.b. Memperbaikiproduktivitasaplikasipengembangan dan pemeliharaan sistem.c. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilanpendukung sistem informasi.d. Mengidentifikasikebutuhanmengenaiketerampilan pendukung sistem informasi.e. Mengantisipasidanmemahamiakankonsekuensi ekonomi.f. Menetapkan investasi yang akan diarahkan padasistem informasi.g. Mengembangkan proses perencanaan yangefektif.Sistem informasi dapat digunakan untukmendapatkan data, mengolah data menjadi informasidan menyebar informasi hasil pengolahan data yangsebelumnya untuk menunjang kegiatan operasionalPendahuluanPerkembangan teknologiinformasi dankomputer yang semakin pesat saat ini telah banyakdigunakan di segala bidang, terutama untukmendukung proses bisnis yang terjadi di perusahaan.Dengan didukung oleh Teknologi Informasi danKomputer, pencatatan transaksi bisnis yang dahuludilakukan secara manual, yang menggunakan bukudan kertas telah diganti dengan pencatatanmenggunakan media komputer (Rahmawati, 2015).Hal tersebut berdampak terhadap kemajuan bisnisdalam bentuk peningkatan efisiensi dan efektivitasdalam pelaksanaan berbagai tugas atau aktifitasharian perusahaan.Usaha dagang merupakan salah satu prosesbisnis penting yang dilakukan, untuk dapatmelaksanakan kegiatan pembelian yang baik, setiapusaha perlu memiliki sistem informasi yang baik danterkendali dengan alur yang jelas. Pengelolaan datadan informasi yang baik sangat diperlukan olehpihak manajemen untuk dapat memudahkan dalampengambilan keputusan dan langkah kebijaksanaanyang diperlukan demi kelangsungan hidup ogi informasi dan komputer diharapkan dapatmendukung proses penjualan dan pembelian padaToko Sabana II yang akan memberikan dampakpositif yang besar untuk jalannya bisnis yangdibangun, dapat menjalankan segala aktivitaspelayanan terhadap pelanggan dengan data yangakurat, waktu yang cepat dan dapat memberikanpelayanan yang terbaik kepada pelanggan.(Ramanda, Rusman, & Agustin, 2017)II. Metode PenelitianJurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019135

sehari-harisekaligusmenunjangkegiatanpengambilan keputusan yang strategis (Bakhri,2015).b.2.2d.2.32.6 User InterfaceMenurut (Syahputra & Amin, 2016), ”DesainUser Interface atau biasa disebut UI adalah faktoryang sangat penting untuk membuat aplikasi. Userbiasanya lebih suka berinteraksi dengan antarmukasesederhana mungkin.”.User Interface berfungsi untuk :a. Menghubungkan antara pengguna dengan sistemoperasi sehingga komputer dapat digunakan.b. Menampilkanpenjelasansistemdanmemberikan panduan pemakain sistem secaramenyeluruh step by step sehingga user mengertiapa yang akan dilakukan terhadap suatu system.c. Kemudahan dalam memakai / menjalankansistem, interaktif, komunikatif.Perancangan antarmuka memfokuskan pada tigaarea yaitu rancangan antarmuka antara modul-modulperangkat lunak, rancangan antarmuka antaraperangkat lunak dengan entitas eksternal danrancangan antarmuka antara perangkat lunak denganpengguna perangkat lunak (manusia dengankomputer).Usaha DagangAktivitasperusahaandagangmeliputipembelian barang dagangan dari supplier (pemasok)dan kemudian menjual kembali barang elanggandenganmaksuduntukmemperoleh keuntungan. Ketika barang dagangandijual, nilai dari transaksi penjualan ini akandilaporkan sebagai pendapatan penjualan (salesrevenue) dan harga pokok dari barang yang dijualakan diakui sebagai beban yang dinamakan hargapokok penjualan (cost of goals sold). (Hery, 2012)Permodelan Sistem Berbasis Objek (PSBO)Dalam (Rosa & Shalahuddin, 2016),Metodologi berorientasi objek adalah suatu strategipembangunan perangkat lunak sebagai kumpulanobjek yang berisi data dan operasi yang kmerupakan suatu cara bagaimana sistem perangkatlunak dibangun melalui pendekatan objek secarasistematis. Object Oriented Programming (OOP)memfokuskan objek dimana sistem nantinyadibangun akan dibagi ke dalam beberapa objek yangada di dalamya.2.4Proses BisnisProses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitasatau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untukmenyelesaikan suatu masalah tertentu atau yangmenghasilkan produk atau layanan (demi meraihtujuan tertentu). (Puspitasari, 2015) menerangkanbahwa pengamatan terhadap analisa sistem berjalandilakukan untuk mengetahui sistem yang saat inisedang berjalan serta mengenali kebutuhankebutuhan pengguna serta menemukan kendalakendala yang ada pada sistem yang berjalan danmemberikan alternatif pemecahan masalah.2.5Unified Modelling Languange (UML)Unified Modelling Languange (UML) yangberarti bahasa permodelan standar. Dalam(Muslihudin & Oktafianto, 2016), Chonolesmengatakan sebagai bahasa, berarti UML an konsep UML ada aturan – aturan yangharus diikuti. Bagaimana elemen pada model –model UML berhubungan satu dengan yang lainnyaharus mengikuti standar yang ada. UML bukansekedar diagram, tetapi juga menceritakankonteksnya.(Muslihudin & Oktafianto, 2016) jugamenjelaskan UML diaplikasikan untuk maksudtertentu, biasanya antara lain :a. Merancang perangkat lunak.c.Sarana komunikasi antara perangkat lunak danproses bisnis.Menjabarkan sistem secara rinci untuk analisisdan mencari apa yang diperlukan sistem.Mendokumentasi sistem yang ada, proses-prosesdan organisasinya.III. Hasil dan Pembahasan3.1 Tinjauan PerusahaanToko SOBANA II berdiri sekitar tahun 2008terletak di Jl. Kebagusan Raya, Pasar Minggu JakartaSelatan, suatu badan wirausaha milik pribadi yangbergerak dibidang penjualan snack/makanan ringan.Berdasarkan kebutuhan serta besarnya minat akanpenjualan yang profesional dan kompetitif dengantidak mengesampingkan kualitas dari produktersebut. Toko ini masih menggunakan cara manualpada pengecekan stock barang, pembayaran di kasirdan membuat laporan keuangan pe-periode, stockbarang juga sangat dijaga untuk kelangsungan tokoini, mereka menggunakan metode First In First Out(FIFO) untuk menjaga kualitas embang toko ini akan memperbaiki sistemnyadengan menggunakan sistem informasi agarpekerjaan dapat berjalan efektif dan efisien.3.2 Proses Bisnis Sistem berjalana. Pemesanan BarangBagian gudang mengecek stock barang untukmengetahui persedian barang yang ada digudang. Ketika barang yang ada di gudang sudahmenunjukan batas minimal yang artinya bagiangudang harus segera menginformasikan danmembuat surat permintaan pesanan kepadabagian kasir untuk segera melakukan permintaanJurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019136

b.c.d.barang,kemudianbagiankasirmenginformasikan pesanan kepada supplier.Penerimaan BarangSupplier akan mengirim barang pesanan kepadatoko, kemudian bagian kasir menerima barangyang telah di kirim oleh supplier dan mengecekpesenan barang sesuai dengan surat permintaanpesanan. Kemudian supplier memberikan fakturpembelian kepada kasir untuk dijadikan arsip ditoko.PembayaranBerdasarkan faktur pembelian dan surat pesananmaka bagian kasir melakukan pembayaransecara tunai dengan jumlah yang tertera padafaktur pembelian, kemudian bagian kasirmembuatkan bukti pembayaran kepada supplier.Pembuatan laporanBagian kasir membuat laporan pembelian danlaporan keuangan berdasarkan arsip pembeliandan nota bukti pembayaran kepada supplier,kemudian laporan tersebut di serahkan kepadapemilik toko.3.3. Permasalahan Pokoka. Pengecekan stock barang di bagian gudang yangmasih manual.b. Sistem pembayaran yang masih menggunakankalkulator untuk menghitung.c. Penyusunan laporan pembelian masih berpacupada nota dan faktur pembelian.3.4 Pemecahan MasalahDengan menggunakan Sistem Informasi dapat:a. Memudahkan penginputan data barang danpengecekan stok barang.b. Pembuatan laporan dapat terfokus dengan baikdan lebih mudah dalam pencarian laporan harian,bulanan, dan tahunan.3.5 Analisa KebutuhanBerdasarkan proses bisnis berjalan maka tahapanberikutnya adalah analisa kebutuhan, berikut iniadalah analisa kebutuhan dari sistem pembelian.Pembelian menginput semua transaksi pembelian danmembuat laporan atas pembelian.Analisa Kebutuhan user akan sistem dapatdiuraikan sebagai berikut :A.1. Bagian Kasir mengakse logina. Menginput nama userb. Menginput Passwordc. Masuk atau KeluarA.2. Bagian Pembelian mengakses menu utamaa. Mengaskes menu masterb. Mengaskes menu transaksic. Mengaskes menu laporand. Mengaskes menu keluarA.3. Bagian Kasir mengaskes menu masterA3.1. Bagian Kasir mengelola data usera. Dapat menambah data userb. Dapat menyimpan data userc. Dapat mengubah data userd. KeluarA3.2. Bagian Kasir mengelola data perkirana. Dapat menyimpan data perkiraanb. KeluarA3.3. Bagian Kasir mengelolah data suppliera. Dapat menambah data supplierb. Dapat menyimpan data supplierc. Dapat mengubah data supplierd. KeluarA3.4. Bagian Kasir mengelola data barangdaganga. Dapat menambah data barang dagangb. Dapat menyimpan data barang dagangc. Dapat mengubah data barang dagangd. KeluarA4. Bagian Kasir mengaskes menu transaksiA4.1. Bagian Kasir mengelola data purchaseorder (PO)a. Dapat menambah data POb. Dapat menyimpan data POc. Dapat mengubah data POd. KeluarA4.2. Bagian Kasir mengelola penerimaanbaranga. Dapat menambah data penerimaan barangb. Dapat menyimpan data penerimaan barangc. Dapat mengubah data penerimaan barangd. KeluarA4.3. Bagian Kasir mengelola faktur/bonpembeliana. Dapat menambah data faktur/bon pembelianb. Dapatmenyimpandatafaktur/bonpembelianc. Dapat mengubah data faktur/bon pembeliand. KeluarA4.4. Bagian Kasir mengelola pengeluarankasa. Dapat menambah data pengeluaran kasb. Dapat menyimpan data pengeluaran kasc. Dapat mengubah data pengeluaran kasd. KeluarA4.5. Bagian Kasir mengelola jurnaltransaksia. Dapat menambah data jurnal transaksib. Dapat menyimpan data jurnal transaksic. Dapat mengubah data jurnal transaksid. KeluarA5. Bagian Kasir mengaskes menu laporanA5.1. Bagian Kasir dapat megelola frompembeliana. Mencetak laporan pembelianb. KeluarA5.2. Bagian Kasir dapat megelola frompengeluaran kasa. Mencetak laporan pembelianb. KeluarJurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019137

3.6 Use case diagram menu utamaGambar III.1Use Case diagram menu utamaTujuanDeskripsiTabel III.1User Case Description Menu UtamaUse Case Description LoginBagian pembelian dapat melakukan pengolahan data yangada di menu utamaSistem ini memungkinkan aktor untuk mengelola sistempencatatan data pembelian mulai dari input bon pembelian,pengeluaran kas, hingga laporanSkenario UtamaAktorBagian PembelianKondisi AwalAktor membuka aplikasi pembelianAksi AktorReaksi Sistem1.Aktor memilih menu Master1. Sistem akan menampilkan submenu yaitu data perkiraan,data supplier, dan data bahan baku2.Sistem akan menampilkan submenu yaitu transaksipurchase order, penerimaan barang, transaksi bonpembelian dan transaksi pengeluaran kas3.Sistem akan menampilkan submenuyaitu laporanpembelian, laporan pengeluaran kas, dan jurnal umum4. Sistem akan keluar dan kembali ke menu awal login2. Aktor memilih menu Transaksi3. Aktor memilih menu Laporan4.Aktor memilh menu Keluarkondisi AkhirJika perintah sesuai maka sistem akanmenampikan datasesuai yang diinginkan actor3.7 Activity Diagram Menu UtamaJurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019138

Gambar III.2Activity Diagram Menu Utama3.8. Entity Relatinship Diagram (ERD)ERD adalah sebuah alat yang menujukan hubungan antara entitas dalam suatu sistem. berikut adalahpenggambaran ERD:Gambar III.3Entity Relationship Diagram (ERD)3.9 Logical Record Structure (LRS)Jurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019139

Gambar III.4Logical Record Structure (LRS)3.10 Sequence DiagramGambar III.5Sequnce Diagram Menu LoginJurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019140

3.11 Deployment DiagramGambar III.6Deployment Diagram3.12 User Interface Menu MasterGambar III.7Menu Master3.13User Interface Form Data SupplierGambar III.8User Interface Form Data SupplierJurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019141

3.13 User Interface Menu TransaksiGambar III.9Menu Transaksi3.14 User Interface Form Purchase OrderGambar III.10User Interface Form Purchase OrderJurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019142

3.15User Interface Menu LaporanGambar III.11User Interface Menu Data Laporan3.16 UserInterface Laporan PembelianGambar III.12User Interface Hasil Laporan PembelianJurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019143

3.17 UserInterface Laporan PembelianGambar III.13User Interface Laporan Pengeluaran KasGambar III.14Toko Sabana IIJurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019144

IV.KesimpulanPermasalahan pokok sistem tersebut, penulismenarik beberapa kesimpulan antar lain :1. Pengolahan data – data pembelian yang masihdiproses dengan menggunakan Microsoft Excelmenyebabkan sering terjadi kesalahan – kesalahandalam proses pengolahan data transaksi penjualanseperti double input, kesalahan penginputan,kesalahan penomoran, maupun human errorsehingga menyebabkan keterlambatan informasi.2. Dengan dirancangnya sebuah aplikasi usahadagang, permasalahan – permasalahan yang adadalam sistem manual dapat teratasi seperti sistemtidak akan menerima data yang tidak lengkap,sistem dapat melakukan penomoran otomatis, sertameminimalisir kesalahan – kesalahan yang terjadiakibat manusia (human error), mengurangi jumlahpenggunaan kertas, pembuatan laporan dapatdilakukan dengan mudah dan cepat karena datadiolah dengan sistem.3. Perancangan database virtual dalam sistem jugamemberikan banyak manfaat antara lain sistemmampu menampung informasi dalam jumlah yangtak terhingga, informasi yang disajikan akan lebihteratur dan tersusun rapi sehingga memudahkandalam proses pencarian informasi pada saat yangdibutuhkan.Perkembangan teknologi terkomputerisasi tentutidak akan efektif dan efisien jika tidak diimbangidengan perkembangan sumber daya manusia.Sistem yang terkomputerisasipun tidak akanmampu mengatasi permasalahan yang ada jikakaryawan atau sumber daya manusi tidak mampumengikuti perkembangan sistem tersebut.Oleh karena itu, untuk memperlancar danmenjaga kestabilan sistem dalam melakukanpengolahan data, penulis ingin memberikan saranyang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan,antara lain :1. Kesiapan dan kedisiplinan karyawan terkaitpelaksanaan sistem yang terkomputerisasisehingga mengurangi tingkat kesalahan akibatmanusia (human error) yang akan berpengaruhpada proses dan hasil transaksi.2. Meningkatkan pengetahuan user terutamabagian usaha dagang dan bagian finance selakupemakai program, baik masalah operasionalmaupun pengetahuan lain yang berhubungandengan dunia komputer.3. Perlu diadakan pengecekan dan pembaharuanprogram secara periodik untuk menjaga danmeningkatkankualitasprogramgunamembantu efektivitas dan efisiensi sisteminformasi.V. Daftar PustakaAnggraeni, E. Y., & Irviani, R. (2017). PengantarSistem Informasi. (E. Risanto, Ed.).Yogyakarta: Penerbit Andi.https://books.google.co.id/books?id 8VNLDwAAQBAJ&pg PA32&dq pengertian hardware&hl id&sa X&ved 0ahUKEwjI9cvuut7bAhVIfSsKHZ0wDyUQ6AEILDAB#v onepage&q pengertian hardware&f falseBakhri, S. (2015). Rancang Bangun SistemInformasi Penjualan Sembako i.org/10.2311/EVO.V3I1.234Hery. (2012). Pengantar Akuntansi 1. Jakarta:Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.Muslihudin, M., & Oktafianto. (2016). Analisis danPerancangan Sistem Informasi MenggunakanModel Terstruktur dan UML. (A. Pramesta,Ed.). Yogyakarta: Penerbit Andi.Puspitasari, D. (2015). Rancang Bangun SistemInformasi Koperasi Simpan Pinjam KaryawanBerbasis Web. Seminar Nasional IlmuPengetahuan Dan Teknologi Komputer, XI(2),186–INF.196.Rahmawati, M. (2015). Peran Aplikasi KomputerBerbasis Akuntansi untuk Badan UsahaDalam Persfektif Sistem Informasi, XIII(2),172–183.Ramanda, K., Rusman, A., & Agustin, R. (2017).Rancang Bangun Sistem Informasi ServiceCenter Pada PT . Catur Sukses InternasionalJakarta, 7(2), 1–5.Rosa, A. S., & Shalahuddin, M. (2016). RekayasaPerangkat Lunak Terstruktur dan a.Syahputra, R., & Amin, S. (2016). IOS VisualProgramming. Yogyakarta: Mediakom.VI. Biodata PenulisMari Rahmawati. Menyelesaikan PendidikanStrata-1 (S1) di STMIK KUWERA-HARVEST,Program Studi: Sistem Informasi, lulus pada tahun2007 dengan gelar S.Kom. Ia melanjutkan studiPascasarjana Magister Ilmu Komputer STMIKNusa Mandiri, Program Studi: Sistem Informasi,Konsentrasi: e-Business, lulus pada tahun 2011 danmemperoleh gelar M.Kom. Penulis bergabung diUniversitas Bina Sarana Informatika sejak tahun2006-sekarang sebagai dosen tetap dan sudahmemiliki Jabatan Fungsional Akademik: Lektorterhitung mulai tanggal 01 Agustus 2018.E-mail: [email protected] Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019145

Jurnal Teknologi Informatika & Komputer Vol. 5, No. 1, Maret 2019146

penjualan yang profesional dan kompetitif dengan tidak mengesampingkan kualitas dari produk tersebut. Toko ini masih menggunakan cara manual . Bagian Kasir mengelola faktur/bon pembelian a. Dapat menambah data faktur/bon pembelian b. Dapat menyimpan data faktur/bon pembelian c. Dapat mengubah data faktur/bon pembelian d. Keluar