
Transcription
Pemahaman Protokoler dan Pembawa AcaraUntuk Kesuksesan Penyelenggaraan Acara ResmiOleh: Lena Satlita *)PendahuluanSetiap institusi baik pemerintah maupun swasta pasti akan menyelenggarakan acara baikyang bersifat resmi maupun tidak resmi (hiburan). Sering kita menyaksikan penyelenggaraanacara yang berjalan lancar, tertib, khidmat, menarik, tetapi tidak kurang juga kita menyaksikanpenyelenggaraan acara yang berjalan kacau dan mengecewakan peserta acara.Terkait dengan acara resmi, pada umumnya dibedakan dua jenis yaitu acara resmikenegaraaan seperti Upacara Penerimaan Duta Besar, Jamuan Makan Malam Kenegaraan. Selainitu acara resmi non kenegaraan seperti Upacara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, UpacaraPenandatanganan Naskah Kerjasama, Upacara Peresmian Gedung Baru, Upacara PembukaanSeminar, Kongres, Upacara Dies Natalis, Upacara Wisuda, Upacara Pengukuhan Guru Besar,dll. Agar pemyelenggaraan acara tersebut dapat berjalan seperti seharusnya, pelaksana kegiatanharus memahami tentang protokoler dan pembawa acara.Pentingnya Pemahaman ProtokolerProtokol menurut Buku Pedoman Protokol Negara (2005), diartikan sebagai serangkaian aturanaturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupundipraktekkan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepalanegara, atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam kegiatan antar bangsa. Sementara SatrioWuryanto (1992) memberikan pengertian protokol adalah orang atau pejabat dengan segalatugasnya maupun segala altivitas yang bersifat resmi atau kenegaraan tertentu. Sedangkan
menurut UU.No.8/1987, protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraaan aatauacara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan,sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan ataukedudukannya dalam negara, pemerintah atau masyarakat. Dalam perkembangannya sekarang ,kata protokol berarti : (1) suatu pedoman berisi tata cara internasional dan (2) pemberianpelayanan kepada pemimpin, tamu, peserta rapat, dll yang terkait dalam acara resmi (AsulWiyanto,2004). Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa protokol berisi pedoman atautata cara kegiatan, dan semua hal yang mengatur pelaksanaan kegiatan resmi disebutprotokoler.Diharapkan dengan adanya pedoman atau atata cara tersebut, dapat ikut menentukanterciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu acara, menciptakan tata pergaulanyang mendekatkan satu sama lain, terselenggaranya upacara yang khidmat, tertib, teratur &lancar dan terciptanya pemberian perlindungan.Sedangkan Acara menurut UU No.8/1987 terbagi menjadi: (1) acara Kenegaraan yaituAcara yang bersifat kenegaraan yang diatur dan dilaksanakan secara terpusat, dihadiri olehPresiden dan/atau Wakil Presiden serta pejabat negara dan undangan lain dalam melaksanakanacara tertentu., (2) Acara resmi yaitu acara yang bersifat resmi, diatur dan dilaksanakan olehPemerintah atau Lembaga Tinggi Negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dandihadiri oelh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintah serta undangan lainnya.Selain itu, aturan protokoler tidak terlepas dari Etika Pergaulan umum, yang mengaturhubungan manusia. Etika pergaulan didefiniskan sebagai ketentuan sopan santun dalam bergaul.Sopan santun di satu tempat/negara kadang berbeda dengan di tempat/negara lain. Jadi selainmengetahui etika pergaulan, disarankan unutk menggunakan perasaan sehingga orang merasasenang dalam segala suasana & keadaan.
Dengan demikian, terdapat unsur-unsur dalam protokol, yaitu:1. Tata caraAcara/Upacara harus dilakukan dengna khidmad & tertib, menurut aturan dan adat yangsudah tetap dan harus ditaati.2. Tata kramaDiperlukan kata-kata yang baik dan tepat menurut tinggi-rendahnya derajat pejabat,disesuaikan dengan peristiwanya.3. AturanAcara/Upacara terikat pada rumus-rumus tertentu yang sudah tetap (seating arrangement,tata tempat, perlakuan terhadap bendera/lagu kebangsaan. Lambang negara).Terkait dengan pengaturan tersebut, dalam protokoler diatur TATA TEMPAT(Préseance) yaitu urutan siapa yang berhak mendapatkan prioritas; karena jabatan/pangkat(VIP) atau karena derajadnya (VIC-Very Important Citizen). Untuk mengetahui siapa yangberhak mendapat prioritas dapat melihat aturan dasar sebagai berikut:1.Orang yang berhak mendapat tata ururan yang pertama/paling tinggi adalahmereka yang mempunyai urutan paling depan/mendahului.2.Jika mereka berjajar, maka yang berada disebelah kanan dari orang yangmendapat urutan tata tempat paling utama, dianggap lebih tinggi/mendahuluiorang yang duduk disebelah kirinya.3.Jika menghadap meja, maka tempat utama adalah menghadap ke pintu keluardan tempat terakhir adalah tempat yang paling dekat dengan pintu keluar.
4.Jika berjajar pada garis yang sama, maka tempat yang paling utama adalahtempat sebelah kanan luar atau tempat paling tengah. Rumusnya genap: 1-2,ganjil, 2-1-35.Naik kendaraan, bagi seseorang yang mendapat tata urutan paling utama,apabila naik/turun kendaraan:a. Kapal terbang, maka pejabat yang utama naik paling akhir turun paling dulu.b. Kapal laut, maka pejabat yang mendapat tempat paling utama adalah naik danturun paling duluc. Mobil/kereta, maka pejabat yang mendapat tempat paling utama adalah naikdan turun paling dulu dan duduk sebelah kanan.6.Kedatangan dan pulang, orang yang paling dihormati selalu datang paling akhirdan pulang paling dulu.7.Letak kendaraan/mobil, pintu kanan mobil berada dia arah pintu keluar gedung8.Jajar Kehormatan : (a) orang yang dihormati harus datang dari sebelah kanandari pejabat yang menyambut, (b) bila orang yang paling dihormati yangmenyambut tamu, maka tamu akan datang dari sebelah kirinya.Karena tugas protokol tidak mudah, maka sebaiknya dalam memilih petugas protokol perludipilih orang yang memiliki persyaratan sebagai berikut:1. Pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia2. Bermental kuat dan berkepribadian tangguh3. Terampil dan cekatan untuk menguasai situasi4. Mmapu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat5. Sangat peka terhadap setiap permasalahan yang timbul
6. Sangat memahami perasaan orang lain7. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri8. Penampilan menarik9. Berbahasa dengan tekanan yang baikPembawa AcaraPeran pembawa acara sangat penting. Lancar tidaknya suatu acara, berhasil tidaknyasuatu acara, dan puas tidaknya peserta suatu acara sangat tergantung pada pembawa acara. Olehkarenanya, seseorang yang ditugaskan menjadi pembawa acara hendaknya orang yang memilikiketrampilan berbicara di depan umum dan tidak memiliki hambatan yang mengganggu kelancaraberbicara di depan umum.Idealnya seorang pembawa acara memiliki syarat-syarat sebagaiberikut: percaya diri, memiliki jiwa pemimpin, berkepribadian yang baik, tidak sombong,berbicara dan berkomunikasi dengan baik, mempunyai intelegensia yang tinggi , mempunyaipengetahuan luas, performance menarik (atraktif, simpatik, santun sesuai acara), cekatan,terampil dan teliti, mempunyai spontanitas tinggi, mempunyai naluri antisiapsi yang baik,kesabaran dan emosi terkontrol dan Sense of humor. Syarat-syarat tersebut diperlukan karenabanyak tantangan yang akan dihadapi pembawa acara yaitu: berhadapan dengan tamu-tamuterhormat, senior ribuan orang, berhadapan dengan panitia yang tidak berpengalaman, memanduacara yang basicnya tidak di kuasai, tidak sekedar mengantar atau membacakan susunan acara.,ada banyak hal yang tidak terduga dapat terjadi saat acara berlangsung, butuh kecekatan, naluriantisipatif dan spontanitas yang tinggi untuk mengatasi keadaan, ketelitian dan kecermatansangat penting, misalnya berkaitan dengan nama, pangkat, jabatan, gelar sarjana, dsb dan jangansalah menyebutkan dan hal-hal tidak terduga seringkali membuat kita tidak sabar dan emosi.
Misal : Panitia tidfak terkoordinasi dengan baik, acara amburadul, listrik mati, sikap audience,persoalan diri sendiri.Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh MC mengenai bahasa yaitu: vokalyang baik menyangkut tekanan, intonasi, pelafalan, intensitas dan kecepatan, kosa kata yangrelevan dan aktual, tata bahasa yang baik dan benar. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah:mempergunakan bahasa yang sesuai dengan tingkat kemampuan pendengarnya, padat dan berisinamun kaya dengan improvisasi yang sesuai, tidak monoton secara kualitas maupun kuantitas,pandai bervariasi dengan mempergunakan berbagai bahasa sesuai dengan heterogenitas penontondan tidak banyak mengulas penampilan pengisi acara.*) Pelatihan MC dan Protokoler Bagi Pengurus Organisasi Pemuda di Pedukuhan IV KalurahanNgestiharjo Kasihan Bantul (pengabdian masyarakat)Daftar Pustaka:Asul Wiyanto, Prima K.Astuti. 2004. Terampil Membawa Acara.Jakarta: GrasindoSatrio Wuryanto. 1992. Pengetahuan tentang Protokoler di Indonesia. Yogyakarta:Liberty
dihadiri oelh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintah serta undangan lainnya. Selain itu, aturan protokoler tidak terlepas dari Etika Pergaulan umum, yang mengatur hubungan manusia. Etika pergaulan didefiniskan sebagai ketentuan sopan santun dalam bergaul. Sopan santun di satu tempat/negara kadang berbeda dengan di tempat/negara lain. Jadi .