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Michael LogiesZahnarztGrosse Strasse 28D-49134 WallenhorstTel.: 49 5407 39090Fax: 49 itätshandbuch Zahnarztpraxis Michael LogiesVersion 81Freigegeben und signiert amZuletzt bearbeitet am 5.7.06 von Michael Logies1 Das Handbuch wurde mit Openoffice 1.1.5 geschrieben. In der PDF-Version sind die Bilderund Screenshots in der Regel vergrößerbar und damit lesbarer. Die PDF-Version wurdeletztlich nicht, obwohl das möglich ist, mit Openoffice 1.1.5 erzeugt, sondern mit „Fineprint“ (http://www.fineprint.com/) und „FreePDF XP“ (http://freepdfxp.de/fpxp.htm).Haupttext und Anhang wurden mit „FreePDF Join“ (Bestandteil von „FreePDF XP“) zusammengefügt. Nur so ergab sich eine PDF-Datei, die weiterhin von X1 (http://www.x1.com/, s. u.) im Volltext indexiert werden konnte.Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw1

nutzeroberfläche.4Technische Details der Softwareeinrichtung.6Weitere Hinweise zu einzelnen Programmen.10Praxisziele.12Faustregeln zur Konkretisierung der Praxisziele und der Prozeßplanung.13Aufgabenverteilung in der Praxis, Prozeßbeschreibungen.15Anhang: Ausdrucke aus Outlook, Checklisten.16Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw2

EinführungNach der Sichtung verschiedener Qualitätsmanagementsysteme2 habe ich mich ausKosten- und Praktikabilitätsgründen zu einer Zertifizierung nach KPQM3entschlossen, dem Praxisqualitätsmanagementsystem der KVWL (KassenärztlichenVereinigung Westfalen-Lippe).Die Praxis ist im April 1996 neu eröffnet worden. Allen längerfristigen Praxismitarbeitern (Angestellte und Auszubildene, aber nicht Aushilfen) wurde seitdem für dieberufliche und private Selbstorganisation, Zielfindung und Aufgabendelegation dasZeitplansystem4 nach Prof. Löhn zur Verfügung gestellt und praxisintern genutzt5.Dies hätte sich systemintern auch zu einem zertifizierungsfähigen System ausbauenlassen. Allerdings erschien es als papierbasiertes System nicht mehr zeitgemäß, sodaß seit Oktober 2005 allen Mitarbeitern auf einem Terminalserver jeweils eineigener Benutzeraccount mit einem eigenen Outlook 2002 zur Verfügung gestelltwird. In einem ersten Schritt wurden die Zeitplanbücher nach Outlook übertragen.Grundsätzliche Prinzipien der Methode nach Prof. Löhn sind damit nach wie vor inKraft.Outlook ermöglicht in seinen privaten Ordnern im Praxisalltag vor allem dieVerwaltung eigener Aufgaben und Aufgabendelegationen sowie praxisinterne Emailan einzelne oder auch an alle Mitarbeiter (Verteiler „Praxismitglieder“).Zusätzlich wurde Public Sharefolder in Betrieb genommen, eine Software, die allenMitarbeitern gemeinsame Aufgabenlisten zur Verfügung stellt, indem sie in Outlookzusätzlich zum vorhandenen privaten Ordner öffentliche Ordner einblendet, wobei dieZugriffs- und Schreibrechte in diesen öffentlichen Ordnern mitarbeitabhängig eingerichtet werden können.Für jeden Mitarbeiter gibt es einen öffentlichen Ordner unter seinem Namenskürzel,der für alle Mitarbeiter einsehbar ist, aber nur für den jeweiligen Mitarbeiter selbstveränderbar (vom Systemadministrator abgesehen). In diesem öffentlichen Ordnerwerden alle regelmäßigen Aufgaben des Mitarbeiters festgehalten, nach Erledigungabgehakt und von Outlook automatisch neu terminiert.Zusätzlich gibt es die öffentlichen Aufgabenordner „Zuständig bei Anwesenheit“ und„Checklisten“.Aus den Aufgaben in den Ordnern heraus wird oft über eine anklickbare, gespeicherteSuchanfrage auf externe Dokumente, also vor allem Checklisten, verwiesen. AlsErgebnis einer Dokumentensuche werden dann alle einschlägigen Dokumente (undihre Signaturdateien, s. u.) in allen historischen Versionen, geordnet nach Erstellungsdatum, angezeigt.Die Mitarbeiter können Dokumente immer nur eine Kalenderwoche lang bearbeiten.Am Wochenende werden alle Dokumente in ihrem Zustand eingefroren (nur nochLeserechte im NTFS-Dateisystem), so daß neue Dokumente per Kopie aus alten Do2 Dieter Knon, Hans Ibel: Qualitätsmanagement in der Arztpraxis, Carl Hanser VerlagMünchen, Wien 20053 KPQM KV Praxis-Qualitätsmanagement, s. Druckschrift „KV Praxis-QualitätsmanagementKPQM Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe“, Prinarium GmbH, Revision 3.42004, http://www.kvwl.de/arzt/q sicherung/qm/index.htm4 Die Auswahl erfolgte damals auf der Basis von: Werner Roth: Zeitmanagement-Methodenauf dem Prüfstand. Management mit Zeitplanbuch, PC und PDA, 4. überarb. u. aktualis.Aufl., Roth, Springe 1996, ISBN: 388115003X, s. 3975190434953?v glance&n 299956. Das Buch gibt auch einen interessanten Einblick in dieinternationale, geschichtliche Entwicklung verschiedener Zeitplansysteme.5 s. http://www.loehnmethode.de/Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw3

kumenten hervorgehen müssen und erst dann weiter bearbeitet werden können. Abschließend erfolgt die Freigabe von wichtigen Dokumenten durch den Praxisinhabermittels einer elektronischen Unterschrift (mit Pretty Good Privacy, PGP) in einer separaten Signaturdatei. Nach der Information der Angestellten über eine neue Dokumentenfreigabe bestätigen diese das Lesen des Dokuments ihrerseits durch eineelektronische Unterschrift mit PGP.Die Gesamtheit aller Tätigkeiten der Praxis ergibt sich so im wesentlichen aus der Gesamtheit der definierten Tätigkeiten aller Mitarbeiter incl. der oben erwähnten Dokumente. Es wird angestrebt, ca. 90% aller Praxistätigkeiten auf die beschriebene Weisezu e praxisspezifischen Anwendungen werden aus folgendem Fenster6 auf den Terminals7 gestartet:6 Dies Handbuch wird laufend aktualisiert, die Bildschirmausschnitte, wie man an den Datenerkennt, wegen des redaktionellen Aufwandes aber nicht.7 Es handelt sich z. Zt. um normale Windows XP-PCs mit dem mitgelieferten RDP-client.Thin clients wären aber auch möglich.Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw4

Screenshot von Outlook, der die Struktur der öffentlichen und privaten Ordner zeigt.Der öffentliche Ordner der Mitarbeiterin „mf“ ist geöffnet:Hier ein Blick auf den öffentlichen Ordner „Checklisten“:Hier das Ergebnis der aus der dortigen Aufgabe „Recall (Checkliste)“ heraus gestarteten Suchanfrage:Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw5

Technische Details der SoftwareeinrichtungDie Anleitung, wie der Terminalserver8 mit Outlook aufgesetzt wurde, wurde u. a. imUsenet von mir veröffentlicht:http://tinyurl.com/87rwh(.)(Stand: 9.10.2005):0. Externe Firewall einrichten (z. B. von Draytek), alle Ports 1dkyd21. Liste der Mitarbeiter mit ihren Emailadressen zusammentragen.Eventuell vorher eine neue Domain bei einem Internetproviderregistrieren lassen u. dann mit dem Domainnamen Emailadresse bilden.Typische Namenskonvention: [email protected] Auf einem Windows XP-Rechner für jeden Mitarbeiter einBenutzerkonto (mit eingeschränkten Rechten) anlegen. Namensvorschlagfürs Benutzerkonto und auch das erste Paßwort: vn (also ersterBuchstabe des Vornamen u. Nachnamen). Vorzugsweise Win XPProfessional, Home geht aber mit etwas eingeschränkter Funktionalitätdes späteren Terminalservers auch. Die Paßwortvergabe ist für denGebrauch der Remote Desktop-Verbindung bzw. des Terminalserverszwingend. Der Administrator kann bei Win XP danach einePaßwortänderung cherer-kennwoerter.mspx3. Outlook 2002/XP oder Outlook 2003 (als Administrator) installieren.Ausprobieren, ob einem Outlook liegt. Die Delegation kann man schonausprobieren, wenn man zwei Benutzern je ein Emailkonto in Outlook8 Zum verwendeten Terminalserver „WinConnect Server XP“ von Thinsoft, http://www.thinsoftinc.com/product thin client winconnect server xp.html, gibt es mittlerweileAlternativen. Deutlich kostengünstiger ist „XP Unlimited“, http://www.xpunlimited.com/demo.html, das ich noch nicht ausprobieren konnte. Ich wäre für Rückmeldungendankbar. Weitere Alternative, teurer, ist 856, http://www.2xsoftware.de/. Kostenlosist der „Terminal Server Patch“, http://sala.pri.ee/?page id topQualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw6

einrichtet (Emailadressen vom Provider), damit diese sich gegenseitigEmails bzw. Aufgaben schicken können.4. Die Benutzergruppe für die Remote-Desktop-Verbindung freigeben.Terminalserver installieren u. so einrichten, daß jeder Benutzer sichnur einmal einloggen kann. Das führt automatisch dazu, daß Sitzungenvon einem PC zum anderen mitgenommen werden können. Ebenso soeinrichten, daß sich nur Leute einloggen können, die in derfreigegebenen Benutzergruppe sind. Terminalserver:http://www.thinsoftinc.com/product thin client winconnect server xp.htmlDie Dockingstation des PDAs für die Outlook-Synchronisation muß amTerminalserver angeschlossen sein. ActiveSync funktioniert nicht überRemote Desktop. Unterstützt wird über Remote Desktop nur die serielleSchnittstelle, nicht USB.Über Remote Desktop könnte man auch vom Internet her auf denTerminalserver zugreifen, wenn man dafür den Port 3389 an der externenFirewall öffnen und diesen dann an den Terminalserver sxp/using/mobility/rdfaq.mspxAus Sicherheitsgründen halte ich aber diesen Port an der externenFirewall geschlossen und nehme stattdessen GoToMyPc, eine Lösung vonCitrix, die auch Einmal-Paßwörter bietet und plattformübergreifendverfügbar ist (www.gotomypc.com). Mit GoToMyPc läßt sich vom Internetaus der Terminalserver komplett übernehmen. Der Gebrauch desTerminalservers im LAN von den Terminals aus wird dadurch aber nichtgestört.5. Auf den Terminals den Remote Desktop Client installieren, sofernnötig. Ist bei Windows XP schon dabei. Für ältere Windows-Versionenkostenlos im Download bei Microsoft. Meines Wissens die aktuellsteVersion derzeit, ältere gibt es auch bei ls.aspx?displaylang de&FamilyID 80111f21-d48d-426e-96c2-08aa2bd23a49Clients für Mac (von Microsoft kostenlos) u. für Unix/Linux(kostenlos) gibt es auch.6. SMTP/POP-Server (Mail Enable Standard Edition, freeware) auf demTerminalserver einrichten:http://www.mailenable.com/Die Domain einrichten u. jeweils für jeden Mitarbeiter seine obigeEmailadresse einrichten ([email protected]). Relayingabschalten, wenn die Mitarbeiter nicht nach draußen emailen könnensollen.Im Mailkonto in Outlook dann für jeden Benutzer localhost für SMTP u.POP-Server eintragen. Kontoname in MailEnable ist [email protected] Das Mailkonto kann jede Minute abgefragtwerden.Mit TweakUI die Anzeige der meisten Benutzernamen auf der Oberflächedes Terminalservers unterdrücken - der Terminalserver läuft am besten,wenn sich nur per Remote Desktop eingewählt wird, nicht gleichzeitigper Remote Desktop und lokal an der Konsole (Outlook kann ohnehin nureinmal gestartet werden). ds/powertoys/xppowertoys.mspx7. Die für 4 Wochen kostenlose Version der Tune UP Utilitiesinstallieren u. ein wenig .com/products/tuneup-utilities/Es scheint mir einen Performancegewinn des Terminalservers zu geben,wenn man diesen mit den Tune UP Utilities auf "Web Server"konfiguriert.8. Wenn man einen Gruppenkalender, eine Gruppenaufgabenliste, eineKontaktliste für die Gruppe innerhalb von Outlook möchte, dann PublicSharefolder als "Service", also "Dienst" auf dem are.de/Hierfür muß man noch einen weiteren Benutzer auf dem Terminalserveranlegen und dessen Outlook mindestens einmal gestartet haben. DiePST-Datei dieses Benutzers läßt sich dann mittels Public Sharefolderallen Benutzern des Terminalservers, aber auch anderen PCs im LAN, aufdenen Outlook installiert ist, zur Verfügung stellen.Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw7

9. Wenn man dann über alle Outlook-Ordner die "Erinnerungen" aufspürenu. übersichtlich darstellen lassen will, dann den Reminder indermanager.htm10. Ein Terminalserver wird ziemlich belastet. Es hat sich bewährt,ihn ab und dann neu zu starten. Nachdem, was ich gelesen habe,mindestens wöchentlich.11. Die "Yahoo Desktop Search" hat sich bei nur wenigen Benutzern aufdem Terminalserver bewährt, sofern der Benutzer, der sie beimEinloggen automatisch startet, nur eine Sitzung auf dem Terminalserverhat. Ansonsten zerschießt die 2. Sitzung den Index. Bei mehr Benutzernsollte man eine Lösung wählen, bei der nicht für jeden Benutzer eineigener Index angelegt wird, dessen Erstellung und regelmäßigeAktualisierung den Server stark belastet.12. Openoffice 1.1.5 läuft ohne Probleme auf dem Terminalserver.Ebenso der PDFCreator als ator/(Mittlerweile durch Free PDF XP abgelöst, s. Fußnote 1)12. Last but not least: Backup. Outlook speichert alle wesentlichenDaten in den *.pst-Dateien. Also müssen diese Dateien, für jedenBenutzer mindestens eine, regelmäßig gesichert werden.Microsoft bietet für Outlook ein PlugIn ("Personal Folders Backup"),das von dem Benutzer aus, der es nutzen will, installiert werden muß.Leider läßt es sich nur für einen Benutzer des Rechners installieren,bei weiteren Installationsversuchen bricht die Installationsroutinemit der Bemerkung, daß es schon installiert sei, ab. Wenn dieInstallation erfolgreich war, findet sich im "Dateimenü" von Outlookein neuer Punkt "Sicherungskopie", die sich zeitgesteuert /details.aspx?familyid 8B081F3A-B7D0-4B16-B8AF-5A6322F4FD01&displaylang deDie Dateien des Emailservers könnte man auch häufig sichern, aber wennOutlook jede Minute die Emails automatisch abholt, liegen da imNormalfall kaum Daten, von den Konfigurationsdateien abgesehen.Außerdem wäre ein Emailverlust bei Aufgabenreports nicht sonderlichtragisch, weil damit ja nur die Aktualisierung zwischen 2 Benutzernverloren geht (die sich manuell leicht nachholen läßt), nicht aber dieAufgabendaten selbst. Für andere Emails gilt das gleiche - auch vondenen gibt es Kopien in der PST-Datei des Absenders.Outlook ist etwas eigen in der Blockade seiner PST-Datei. U. U. läßtsich diese Datei auch nach Beenden von Outlook noch nicht kopieren.Dann muß man sich aus dem Benutzer abmelden, dann wieder anmelden undkann dann die Datei kopieren. Aus diesem Grund starte ich denTerminalserver jeden Abend automatisch neu. Dafür kann man dasProgramm "Geplante Tasks" nehmen, das Windows als Zubehör mitbringt u.dort dann einen Task mit "%windir%\system32\shutdown.exe -r -f"einrichten, der den PC neu startet (-r reboot, -s shutdown),nachdem alle Dateien (-f files) geschlossen worden sind.Danach beginnt meine nächtliche Backuproutine (eine alte Version vonSuresync (2.1a) als "Service" installiert, d. h. es muß kein Nutzereingeloggt tmUnd zur Softwareeinrichtung zum QM mit Outlook:http://tinyurl.com/8p5mvZusammen mit Outlook und X1 (bzw. der Yahoo Desktop Search) ergibtsich folgende Möglichkeit, die ich jetzt für die Organisation nutze:In X1 lassen sich Dokumentensuchen abspeichern. Also z. B."Hygieneplan-2" als Suchwort für alle Hygieneplanvarianten im 3.Jahrtausend (Namenskonvention: Name-JJJJMMTT) ergibt als Suchergebnis9 Der Reminder Manager verlangsamt den Start von Outlook deutlich, weil erst alle Ordner,öffentliche wie private, auf Erinnerungen durchsucht werden. In meiner Praxis wird dasProgramm praktisch nicht genutzt.Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw8

alle bisherigen Versionen des Hygieneplanes seit 2000.Diese gespeicherten Dokumentensuchen (*.x1) lassen sich dann inOutlook als Verknüpfung in einer Aufgabe einfügen. Die Aufgabe für dieHelferin könnte sein: "Alle 2 Monate am 1. Donnerstag überprüfen, obHygieneplan noch der Realität entspricht". Die Helferin klickt dann inder Outlook-Aufgabe den Such-Link an, X1 öffnet sich, zeigt alleDokumentenversionen sortiert nach Datum, die Helferin kann dieoberste, neueste anklicken, die Textverarbeitung (Openoffice) öffnetsich (wenn das Dokument älter als 1 Woche ist, nur zum Lesen, nichtmehr zum Bearbeiten). Der Text kann bearbeitet werden, wird unter demneuen Namen gespeichert u. ist dann, wenn die X1-Indexierung dasnächste Mal gelaufen ist, wieder über den Link der Outlook-Aufgabeerreichbar.Weil die Outlook-Aufgabe im öffentlichen Ordner der Helferin (durchPublic Sharefolder) angezeigt wird, kann ich leicht verfolgen, waspassiert ist.Natürlich kann man in Outlook-Aufgaben auch direkt mit bestimmtenDateien verknüpfen, aber hier hatte ich das Problem zu lösen, wie ichdie Versionsstände berücksichtigen kann. Bei einem festen Link aufeine Datei müßte ich den Link ständig manuell nachführen.Ich denke, daß ich jetzt softwareseitig alles zusammenhabe, um einQualitätsmanagement (QM), das auf die Dokumentation verschiedenerVersionsstände angewiesen ist, einigermaßen glatt in Outlookabzubilden.GrüßeM.At 11:13 13.11.2005 0100, Michael Logies wrote: Im Zusammenhang mit MPG, Hygieneplänen etc. ist es erwünscht, rückwirkend nachvollziehen zu können, was wann in Kraft war. Alte Dateiversionen sollten also erhalten bleiben. Ich habe das jetzt über das Dateisystem von Win XP (NTFS) gelöst: Am Wochenende setze ich alle alten Dokumente für die Helferinnen auf "nur Lesen" - damit können sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Neue Dokumente sollen dann aus alten erstellt werden, indem das alte Dokument geöffnet u. unter dem alten Namen plus Datum abgelegt und bearbeitet wird was dann wieder nur für eine Woche möglich ist. Z. B.: Hygieneplan.sxw Hygieneplan-2005-10-20.sxw Hygieneplan-2005-11-13.sxw (Meine Textverarbeitung ist Openoffice 1.1.5.) Meine Helferinnen suchen mittlerweile Dokumente übrigens fast ausschließlich über die kostenlose Yahoo Desktop Search, die ich empfehlen kann: http://desktop.yahoo.com/Die Dokumentenfreigabe erfolgt mittlerweile durch Signierung mit PGP, s. www.pgpi.com, in der Version „PGPfreeware 6.5.8“ für Windows. Das Lesen wichtiger Dokumente muß von den Praxismitarbeitern ebenfalls durch die eigene PGP-Signatur bestätigt werden. In den zu den Checklisten gehörigen Outlookaufgaben wird festgelegt,wer welche Checkliste lesen und signieren muß. An einem Beispiel sei dieNamenskonvention erläutert. Wenn die DateiProphylaxe-2006-06-26.sxw heißt, heißt die Signatur des Erstsignierenden (Freigabesignatur)Prophylaxe-2006-06-26.sxw.sig, die Signaturdatei der Mitarbeiterin Natalia Kaisermuß dannProphylaxe-2006-06-26-nk.sxw.sig heißen.Das Patientenbestellbuch wird nach wie vor auf Papier geführt. Allerdings vergebenPraxismitarbeiter gelegentlich Termine für den Praxischef außerhalb der Praxiszeitenund brauchen dafür Einblick in dessen privaten Outlook-Terminkalender. Dies istmittlerweile mit der Free/Busy-Funktion bzw. mit „Internet Frei/Gebucht“ in Outlook2002 gelöst. Die Funktion erlaubt allen Praxismitarbeitern die gegenseitige Einsicht inihre privaten Terminkalender dahingehend, daß zu sehen ist, ob Zeiten frei bzw.schon gebucht sind. Ausführliche Anleitung:Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw9

http://support.microsoft.com/?kbid 291621Kurzform:Voraussetzung: Auf das unterhalb des Verzeichnisses \Dokumente und Einstellen\AllUsers\Dokumente\ eingerichteten Verzeichnisse "Freebusy" müssen alle BeteiligtenLese- u. Schreibrechte haben.In Outlook 2002 jedes Mitarbeiters den Menüpunkt onen aufsuchen. Die lokalen Dateipfade, die dort einzustellen sind:„Abspeichern chauen n der Datei auf alle 5 min konfigurieren.Um wichtige, historische Emails auch neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen zukönnen, gibt es einen Benutzer „Emil Mustermann“ („em“), der im Emailverteiler„Praxismitglieder“ enthalten ist. Wenn ein neuer Mitarbeiter eintritt, muß Emil Mustermann die aufgelaufene Email abholen, dann kann das gesamte Benutzerkonto aufdas „default“-Konto von Windows XP kopiert werden. Danach wird der neue Mitarbeiter in Windows XP als „Benutzer“ eingerichtet. Vom Konto dieses Benutzers auswird dann die registry durchsucht u. Verweise auf „em“ werden durch das Kürzel desneuen Mitarbeiters ersetzt. Danach wird im Mailserver „MailEnable“ das neue Emailkonto eingerichtet, dann erfolgt die Anpassung des Mailkontos in Outlook. Weiterwird PGP für den Mitarbeiter neu eingerichtet (neuer privater und öffentlicher Schlüssel im PGP-Datenverzeichnis des Benutzers) und werden die öffentlichen Schlüsselaller Mitarbeiter in den öffentlichen Schlüsselbund des neuen Mitarbeiters importiert.Schließlich muß eine neue Batchdatei für das Starten der DOS-Anwendung „Zahnarztrechner“ mittels der Software „Tame“10 unter dem Kürzel des neuen Benutzers erstellt werden, damit die Programmverknüpfung mit der Umgebungsvariablen „%username%“ auf dem Terminalserver nichts ins Leere geht.Weiterhin werden im laufenden Betrieb vom Praxisinhaber einzelne Emails aus demVerteiler „Praxismitglieder“ in die öffentlichen Ordner „Outlook-Tips“ und„Wichtiges Praxis“ kopiert.Der Praxisinhaber sorgt auch für eine einheitliche Ausgangsarbeitsoberfläche alleMitarbeiter in Windows XP. Konfigurationsveränderungen der verwendeten Programme werden an allen Mitarbeiterkonten einzeln vorgenommen sowie an „EmilMustermann“.Weitere Hinweise zu einzelnen ProgrammenOutlook 2002 ist zunächst einmal nicht optimal konfiguriert. netze/mailer/client/outlookxp.htmlE-Mail-Format: Verfassen im Nachrichtenformat: Nur-TextInternetformat:Kopie von HTML-Bilder: nein10 Tame ist eine Software, die den Ressourcenhunger (die Prozessorlast) von DOS-Programmen und alten 16bit-Windowsprogrammen unter Windows XP begrenzt. Ohne Tamewären manche Programme gar nicht auf einem Terminalserver einsetzbar, http://www.tamedos.com/. Ebenfalls empfehlenswert ist Priority Master, mit dem sich die Prozeßprioritätvon Programmen bleibend festlegen läßt, so daß unwichtige Programme wichtige nichtmehr ausbremsen können, außerdem bekommt das jeweilige Vordergrundfenster eine höhere Priorität zugewiesen, http://www.prioritymaster.com/.Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw10

Outlook Rich-Text-Optionen: In Nur-Text-Format konvertierenAutomatischer Textumbruch bei 72 ZeichenAnlagen von Nur-Text-Nachrichten mit UUENCODE codieren: neinInternationale Optionen.Nachrichtenkennzeichnung in Englisch: jaKopfzeilen von Antworten und Weiterleitung in Englisch: ja(wirkt professioneller, falls man mit dem englisch-sprachigen Ausland kommuniziert)Codierung ausgehender Nachrichten automatisch wählen: jaBevorzugte Codierung für ausgehende Nachrichten: US-ASCII(liefert die kleinsten Dateien!)Briefpapier und Schriftarten: nein!Signatur: möglichst nicht mehr als 4-5 ZeilenAber selbst danach kann Outlook noch nicht richtig quoten, also richtig zitieren. Esgibt aber die kostenlose Software QuoteFix, mit der sich das Problem beheben läßt(funktioniert nicht bei HTML-Emails):http://home.in.tum.de/ jain/software/outlook-quotefix/Die Installation ist einfach, zur Konfiguration aus: /Programme/OutlookQuoteFix/docs/usage.html:Outlook should be configured correctly before using Outlook-QuoteFix:* You must not use Microsoft Word for editing your messages, i.e. uncheck [Tools - Options - Mail Format - use Microsoft Word to edit e-mail messages].* You will receive the best results when not letting Outlook indent the original message with a prefix such as ' '. Instead, pick [Tools - Options - Settings - EmailOptions - Include original message text] - deutsch: "Text derursprünglichen Nachricht beifügen" in den "E-Mail-Optionen" unter"Extras/Optionen/Einstellungen", M. L.* The wrap column in Outlook must not be lower than the one in Outlook-QuoteFix(see below). 72 Zeichen waren bei mir in Outlook wie in QuoteFix voreingestellt, alsodenke ich nicht, daß man da manuell etwas ändern muß. Für den "Quote Header Style", den man nach Installation über das neue Symbol im Systray konfigurieren kann,würde ich "custom" empfehlen und wie folgt einkürzen: %n schrieb am %t:\nOutlook 2002 (wie auch Outlook 2003) hat durch verschiedene Sicherheitsupdates anFunktionalität eingebüßt. Insbesondere ist der Umgang mit Dateiverknüpfungen umständlicher geworden, weil in Emails durch Drag und Drop eingefügte Dateiverknüpfungen mit lokalen Dateien (was nur auf einem Terminalserver bzw. bei Dateien aufeinen freigegebenen Netzlaufwerk sinnvoll ist) beim Empfänger nicht mehrfunktionieren. Dieser Mechanismus ist allerdings für Aufgaben nach wie vor intakt,so daß Mitteilungen mit vielen Dateiverknüpfungen schneller als Aufgabe erstelltsind. In Emails muß also für Verknüpfungen die URL-Schreibweise gewählt werden, .z. B.: igene%20Dateien\Qualität Hygiene\RKI\Zahn Rili 2006.pdfEbenso funktioniert nicht mehr, Emails als „Verknüpfung“ in eine aus der Email perDrag und Drop auf den Aufgabenordner erzeugte Aufgabe einzufügen. Stattdessenmuß „Kopie“ gewählt werden, was zur Folge hat, daß der Emailtext unnötigerweise inOutlook gedoppelt wird.Es ist wichtig darauf zu achten, daß soweit wie irgendmöglich mit Dateiverknüpfungen auf Text, Checklisten oder Suchanfragen (für X1)gearbeitet wird, denen nureine Orginaldatei zu Grunde liegt. Sonst ist die Gefahr groß, inhaltsähnliche Dateienan verschiedenen Stellen zu hinterlegen (die sich auseinander entwickeln), wo dochauf die gleiche Datei verwiesen werden soll.Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw11

Die „Kontakte“ aus Outlook 2002/2003 lassen sich in Openoffice als in Briefe undSerienbriefe automatisch eingefügte Adreßdaten nutzen11.Checklisten bzw. Ablaufpläne werden vor allem in Openoffice geschrieben. FürChecklisten, die im Praxisalltag zwecks besserer Übersicht regelmäßig interaktivabgehakt werden sollen (s. Anhang), ist allerdings PocketThinker im Einsatz(http://www.pocketthinker.com/). Die gespeicherte Checkliste ist ein gewöhnlichesDokument, das indirekt über X1, wie beschrieben, mit einer Outlook-Aufgabe verknüpft ist. Die Checkliste wird durch das Ankreuzen, da es ein geschütztes Dokumentist, nicht verändert.Für das Dokumentenversionsmanagement ist wichtig, daß die Desktop-SuchmaschineX1, über deren gespeicherte Suchanfragen die meisten Dokumente aufgerufenwerden, so konfiguriert ist, daß die Indexierung häufig genug erfolgt (z. B. alle 10min), damit nicht fehlerhafterweise alte Versionsstände aufgerufen werden.X1 speichert Suchanfragen etwas unglücklich als versteckte Dateien in einem Unterordner der „Eigenen Dateien“ des jeweiligen Benutzers. Durch eine Suche nach *.x1mit dem mir unentbehrlichen Total Commander (http://www.ghisler.com/) lassen sichdie Suchen aber leicht finden (sofern man auch nach „versteckten Dateien“ sucht).Die gespeicherte Suche wird dann in das Verzeichnis der Praxisdokumente verschoben12. Durch einen Rechtsklick mit der Maustaste auf die Aufgabe und dann Ziehen (bei gedrückter Maustaste) derselben auf den persönlichen Aufgabenordner inOutlook wird eine neue Aufgabe generiert, in der die Suche (wie jede andere Datei)als „Verknüpfung“ eingefügt wird. Diese Aufgabe läßt sich dann weiter bearbeitenbzw. die Verknüpfung läßt sich kopieren und in eine schon bestehende Aufgabe einfügen, auch in einem öffenlichen Ordner.Die in Outlook 2002 eingebaute Suchfunktion erfaßt keine öffentlichen Ordner. X1(Version 5.2.3) ist nicht in der Lage, öffentliche Ordner, die von Public Sharefolderzur Verfügung gestellt werden, zu indexieren. Deshalb wurde in X1 die Indexierungvon Outlook inaktiviert. Stattdessen wird für die Suche innerhalb von Outlook auf daskostenlose „Lookout“, http://www.lookoutsoft.com/Lookout/download.html, zurückgegriffen.Für Aufgaben, die die Komplexität eines Projektes annehmen, hat sich die Planungund Darstellung als Gantt-Diagramm bewährt13.PraxiszieleDie Praxisziele werden sowohl intern im öffentlichen Ordner jedes Mitarbeiter alsregelmäßige Aufgabe veröffentlicht, um regelmäßig an sie zu erinnern, als auchextern auf der Website der Praxis14, wobei dort noch weitere Verzeigungen ins WWWerfolgen, um Begriffe zu erläutern:Praxisziele ("Mission Statement"):11 Anleitung und Software für Outlook: http://www.heise.de/ct/ftp/06/05/204/. Erfolgreich vonmir getestet mit Openoffice 2.0.2 und Openoffice 1.1.5.12 Kleinere Korrekturen in vorhandenen, andernorts gespeicherten X1-Suchen nimmt manwegen dieses umständlichen Aufsuchens neuer X1-Suchen daher am einfachsten mit einemEditor in der vorhandenen X1-Suche vor.13 Relativ einfach zu bedienen und kostenlos ist 4 s. http://www.logies.de/Praxis.htmQualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw12

Die Zahnarztpraxis Michael Logies soll der richtige Anlaufpunkt für alle Patienten sein, die ihre Zähne lebenslang erhalten wollen. Wir denken in Jahrzehnten, nicht in Jahren.

Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies Version 81 Freigegeben und signiert am . Anhang: Ausdrucke aus Outlook, Checklisten.16 Qualitätshandbuch Zahnarztpraxis Michael Logies-2005-07-05.sxw 2 . (von Microsoft kostenlos)