Transcription

Kosten- und Leistungsrechnungin der rechnungIstkostenPlankostenFreie und Hansestadt HamburgFinanzbehörde · Projekt Verwaltungsinnovation

Redaktion und Ansprechpartner:Freie und Hansestadt HamburgFinanzbehörde – Amt für Organisation und Zentrale DiensteGänsemarkt 3620354 HamburgBestellung bei : Abteilung Organisationsentwicklung und BeratungsprojekteTelefon:040 - 4 28 23 - 15 34Telefax:040 - 4 28 23 - 24 381. Auflage - 8. November 1996

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger Verwaltung1 EINLEITUNG . 12 KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG, KAMERALISTIKUND DOPPELTE BUCHFÜHRUNG. 13 ZIELE DER EINFÜHRUNG VON KOSTEN- UNDLEISTUNGSRECHNUNG . 53.1 VERWALTUNGSSTEUERUNG VERBESSERN . 53.2 UNTERSTÜTZUNG DER BUDGETIERUNG . 94 GRUNDBEGRIFFE DER KOSTEN- UNDLEISTUNGSRECHNUNG . 114.1 KOSTEN UND LEISTUNGEN . 114.2 KOSTENART UND KOSTENARTENRECHNUNG. 134.3 KOSTENSTELLE UND KOSTENSTELLENRECHNUNG. 154.4 KOSTENTRÄGER UND KOSTENTRÄGERRECHNUNG . 165 GRUNDSÄTZLICHE ANFORDERUNGEN AN EIN KOSTENUND LEISTUNGSRECHNUNGSSYSTEM IN HAMBURG . 175.1 STUFENWEISE FIXKOSTENDECKUNGSRECHNUNG . 185.2 IST- UND PLANKOSTENRECHNUNG . 216 VORGEHEN ZUR ENTWICKLUNG BEREICHSSPEZIFISCHER KONZEPTE ZUR KOSTEN- UNDLEISTUNGSRECHNUNG . 226.1 AUSWAHL VON EINFÜHRUNGSBEREICHEN . 226.2 ORGANISATION DES ENTWICKLUNGS- UNDEINFÜHRUNGSPROZESSES . 236.3 AUFBAU UND VERFAHREN DER KOSTENARTENRECHNUNG . 266.3.1 Personalkosten. 276.3.2 Sachkosten, Zuweisungen und Zuschüsse. 316.3.3 Kalkulatorische Kosten . 336.3.4 Kostenartenplan . 356.4 AUFBAU UND VERFAHREN DER KOSTENSTELLENRECHNUNG . 366.4.1 Kostenverteilungsschlüssel . 386.4.2 Innerbetriebliche Leistungsverrechnung . 396.5 AUFBAU DER KOSTENTRÄGERRECHNUNG . 427 TECHNISCHE UNTERSTÜTZUNG UND ZULIEFERNDESYSTEME . 457.1 PERSONALKOSTEN (LEISTUNGSVERRECHNUNG). 457.2 MITTELBEWIRTSCHAFTUNGSVERFAHREN(SACH- UND FACHAUSGABEN). 467.3 ANLAGENBUCHHALTUNG (KALKULATORISCHE KOSTEN). 468 BERATUNG UND UNTERSTÜTZUNG. 46

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger Verwaltung1 EinleitungDer öffentliche Bereich hat sich in den letzten Jahrenverstärkt zu einem Dienstleistungssektor mit vielschichtigerAngebots- und Organisationsstruktur weiterentwickelt.Diese komplexen Aufgaben und Dienstleistungen kundenund bedarfsgerecht zu erstellen, ist eines der Ziele desNeuen Steuerungsmodells. Ein weiteres Ziel, ssituation an Bedeutung gewinnt, ist dieSteigerung der Wirtschaftlichkeit der Verwaltung.Die Kameralistik ist genauso wenig wie die kaufmännischeBuchführung in der Privatwirtschaft geeignet, allebenötigten Informationen zur wirtschaftlichen Steuerungder Verwaltung bereitzustellen. Ein wichtiger Schritt zurWeiterentwicklung des staatlichen Rechnungswesens istdessen Ergänzung um eine Kosten- und Leistungsrechnung in ausgewählten Verwaltungsbereichen. DieEinführung von Kosten- und Leistungsrechnung ist dabeiunabhängig von der Frage, ob die Kameralistik mittel- führung abgelöst wird.Ziele ZielgruppeDer Leitfaden beschreibt grundlegende Punkte, die beimAufbau von Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigtwerden sollten und enthält erste Empfehlungen für dieStrukturierung des Einführungsprozesses. Er wendet sichin erster Linie an Personen, die keine vertieften swirtschaftliches Grundwissen haben. Vollständigfehlendes Basiswissen kann der Leitfaden nicht ersetzen.Dies muß durch gezielte Aus- und Fortbildung erfolgen.2 Kosten- und Leistungsrechnung, Kameralistik unddoppelte BuchführungDie Diskussion über die Einführung von Kosten- und Leistungsrechnung in der öffentlichen Verwaltung wird vielfachmit der Behauptung verknüpft, daß der Umstieg auf einedoppelte Buchführung wie in der Privatwirtschaft unumgänglich sei. Diese Behauptung ist falsch.1

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger VerwaltungKosten- und Leistungsrechnung kann als sinnvolle Ergänzung zur Kameralistik eingesetzt werden.Im folgenden wird auf die Teilsysteme des Rechnungswesens eingegangen, um das Verhältnis Finanzbuchhaltung,Kameralistik, Kosten- und Leistungsrechnung und doppelteBuchführung darzustellen.Teile des RechnungswesensIm betrieblichen Rechnungswesen unterscheidet man u. a.zwischen Finanzbuchhaltung, Bilanz sowie Gewinn- undVerlustrechnung und der Betriebsbuchhaltung mit der Kosten- und Leistungsrechnung und weiteren Elementen.Näher zu betrachten sind hier Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung.FinanzbuchhaltungDie Finanzbuchhaltung dient in der Privatwirtschaft dergesetzlich vorgeschriebenen Rechnungslegung über Aufwendungen und Erträge. Die einschlägigen Regelungenstehen z.B. im Handelsgesetzbuch und sollen wie Bilanzund Gewinn- und Verlustrechnung die Interessen Dritterschützen (z.B. Staat, Anteilseigner, Kreditgeber). Zusätzlichwird die Finanzbuchhaltung zur Überwachung und Steuerung der Liquidität genutzt (Sicherstellung, daß genügendGeld auf den Konten ist und die nicht benötigten Mittel fürrenditebringende Zwecke zur Verfügung stehen), was imwesentlichen für die Gewährleitung der Zahlungsfähigkeitnotwendig ist.Die Finanzbuchhaltung gliedert sich deshalb beispielsweisenach Kunden, Gläubigern und Geschäftsvorfällen (Zahlungszwecke).Die Gewinn- und Verlustrechnung weist das Jahresergebnis getrennt nach Aufwendungen und Erträgen aus. Die Bilanz enthält die Gegenüberstellung von Vermögen undSchulden.HaushaltsrechnungDie Funktionen der Finanzbuchhaltung übernimmt in der öffentlichen Verwaltung die Haushaltsrechnung (kurz: Kameralistik). Die gesetzlichen Grundlagen stehen in der Verfassung, dem Haushaltsgrundsätzegesetz und der Landeshaushaltsordnung. Die Gliederung der Einnahmen undAusgaben ergibt sich aus dem Gruppierungsplan und ähnelt im Prinzip der Gliederung der Finanzbuchhaltung. DieDarstellung ist allerdings auf die Begrifflichkeiten und Anforderungen des öffentlichen Bereichs abgestimmt. Bilanz,2

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger VerwaltungGewinn- und Verlustrechnung und eine periodengerechteZuordnung von Ein- und Auszahlungen gibt es in der öffentlichen Verwaltung nicht (Ausnahme: (Landes-) Betriebenach § 26 Absatz 1 der Landeshaushaltsordnung).Kosten- undLeistungsrechnungDie Betriebsbuchhaltung ist ein eigenständiger Rechnungskreis, der anderen Zielen dient und anders aufgebautist als die Finanzbuchhaltung. Wichtigster Teil der Betriebsbuchhaltung ist die Kosten- und Leistungsrechnung, deren Hauptanwendungen die Kalkulation von Produktpreisen und Kostendeckungsgraden, die Wirtschaftlichkeitsüberwachung von Produktionsstätten sowie die Planung des ertragsoptimalen Produktionsprogramms sind.Weitere Teile der Betriebsbuchhaltung sind z.B. die Liquiditätsrechnung und die Investitionsrechnung.Über eine der Privatwirtschaft entsprechende Betriebsbuchhaltung verfügt die Verwaltung in der Regel bishernicht.Die Finanzbuchhaltung bzw. die Haushaltsrechnungverfolgen eine andere Zielsetzung als die Kosten- undLeistungsrechnung.Folgende wesentliche Unterschiede bestehen:1. ng der externen Rechnungslegungdienen, ist die Kosten- und Leistungsrechnung für ungsprozesses da.2. In der Kosten- und Leistungsrechnung werden keineAusgaben und Einnahmen, sondernKosten undErträge „gebucht“. Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal dieser beiden Kategorien ist die Positionder kalkulatorischen Kosten.3. Die Gliederung der Kosten- und turenalsKostenarten, stellen und -träger ab, nicht aber - wie dieFinanzbuchhaltung - Zahlungsempfänger und -anlässe.Doppik versusKameralistikEin gänzlich von der Zielsetzung und inhaltlichenAusgestaltung zu trennender Gesichtspunkt ist die Fragenach Doppik versus Kameralistik.3

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger VerwaltungDie Finanzbuchhaltung in der Privatwirtschaft erfolgt in derRegel auf der Basis der doppelten Buchführung, währenddie Haushaltsrechnung in der öffentlichen Verwaltung miteinfachen (kameralen) Buchungen geführt wird. DieseDifferenzierung ist hauptsächlich buchungstechnischer nicht inhaltlicher Natur - und gilt für die Kosten- undLeistungsrechnung sowieso nicht, denn: in der Kosten- undLeistungsrechnung gibt es überhaupt keine Leistungsrechnung kann unabhängig hen Buchführung“ erfolgen.Verbundsystemein der PrivatwirtschaftAnfangen, stattakademisch zudiskutierenundeineroderRichtig ist, daß eine Kosten- und Leistungsrechnung indem in der Privatwirtschaft üblichen Rechnungsweseneinfacher einzuführen ist als im Rahmen des chnungskreise in der Privatwirtschaft im Verlauf itungsrechnungen soweit aufeinander abgestimmtwurden, daß man von standardisierten „Verbundsystemen“sprechen kann. Im öffentlichen Bereich ist die Einführungvon Kosten- und Leistungsrechnung schwerer, weil dieVerwaltung am Anfang dieser Entwicklung steht undfolglich viel Vorarbeiten und Abstimmungen zwischenbeiden Systemen nötig sein werden.Den Aufwand zu scheuen und mit dem Aufbau von Kostenund Leistungsrechnungen zu warten, bis in Deutschland(möglicherweise), ähnlich wie z.B. in der Schweiz, einekaufmännische Buchführung für öffentliche Haushalteeingeführt ist und „Verbundsysteme“ realisierbar sind, wärefalsch.Wichtige Steuerungsinformationen und Daten für eine(verstärkte) Ergebnisorientierung würden dann auchweiterhin nicht zur Verfügung stehen. Trennen muß mansich allerdings von der Vorstellung, daß durch das„Anhängen“ der Kosten- und Leistungsrechnung an dieHaushaltsrechnung ein integriertes Rechnungswesen mitproblemlosem Überleiten von Haushaltszahlen in Kostenund Leistungsdaten und zurück entsteht.4

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger Verwaltung3 Ziele der Einführung von Kosten- und LeistungsrechnungKos teSteuerungnverbessernundLe istungsreBudgetierungchnuunterstützenngMit der Einführung ichtungenverfolgt werden.Der Einsatz von Kosten- nermöglichteineeffektivereSteuerung und Kontrolle des Verwaltungshandelns, weilTransparenz von Kosten und Leistungen gegenüber dertraditionellen Haushaltsrechnung verbessert wird. In srechnung gezielt in solchen Bereichen ein, indenen sich das Instrumentarium am ehesten rechnet - inden durch betriebliche Strukturen geprägten Bereichen derVerwaltung.Neuer ist die Absicht, Kosten- und Leistungsrechnung alsBudgetierungsinstrument breiter einzusetzen, um dgetaufstellung und -kontrolle zu unterstützen. Dieser Aspekt istjedoch konzeptionell noch nicht hinreichend entwickelt, sodaß Kosten- und Leistungsrechnung zunächst weiterhin mitPriorität zur internen Steuerung und Kontrolle in Gebühren/Betriebsbereichen eingesetzt werden sollte.3.1 Verwaltungssteuerung eDurchführung der betrieblichen Steuerung und Kontrolleinnerhalb von Verwaltungsbereichen, indem sie denProdukten und Leistungen Kosten zeitnah ndlagen für Gebühren und Entgelte verbessertsowie detailliertere und ergebnisbezogene Auswertungenals bislang ermöglicht. Kosten- und Leistungsrechnung hilftferner bei der Entscheidung darüber, ob ein Produktüberhaupt erstellt werden soll.5

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger VerwaltungIm Rahmen der bereichsinternen Verwaltungssteuerungwerden im wesentlichen folgende Fragen beantwortet:Sind Gebührenund Entgelte richtig berechnet ?Welche Kostensind entstanden ?Kalkulation von Gebühren und EntgeltenDurch Kostenrechnungssysteme lassen sich Gebühren undEntgelte exakter und schneller berechnen als mitmanuellen Rechenverfahren, teilweise unterstützt durchTabellenkalkulationen. Dies erhöht die Rechtssicherheit,sichert Einnahmen und kann Gestaltungsfreiräumeschaffen.Ermittlung der Kosten nach der Art verbrauchter RessourcenHierdurch erhält man die Anteile der Personalkosten, derSachkosten sowie kalkulatorischen Kosten an denGesamtkosten eines bestimmten Produkts. Diese Kenntnisder Kostenstruktur in bezug auf Zusammensetzung undHöhe ist die Grundlage für die Gestaltung wirtschaftlichererArbeitsprozesse (z.B. Reduzierung von Personalkostendurch DV-Technik; Verringerung von Wasserkosten durchEinbau neuer Wasserhähne in einem Gebäude,Reduzierung der Zinsbelastungen und Abschreibungeninfolge bedarfsgerechter Neubauplanung).Wo sind Kostenentstanden?Ausweis nach den Orten der KostenentstehungEs wird deutlich, in wessen Verantwortungsbereich welcheKosten in welcher Höhe und in welcher Beeinflußbarkeitanfallen.Wie hoch ist derKostendeckungsgrad ?Ermittlung von KostendeckungsgradenKostendeckungsgrade zeigen einerseits, wo Defizite undUnterdeckungen vorhanden sind. Andererseits machen sietransparent, in welchem Maße Gebühren- bzw.Entgelterhöhungen das wirtschaftliche Ergebnis verbessernkönnen. Gleiches gilt für kostensenkende Maßnahmen.Die Möglichkeiten für Gebührenerhöhungen finden sichtspunkten,wonachimmereineEntsprechung von Gebührenhöhe und dem wirtschaftlichenWert der Verwaltungsleistung für den Leistungsnehmervorhanden sein muß.Mit welchen Richtwerten soll kalkuliert werden ?Richtwerte und PauschalenKostenpauschalen und -richtwerte können zeitnäher als6

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger Verwaltungfrüher und bereichsspezifischer errechnet werden. Diesverbessert die Aussagekraft generalisierender Kennzahlen(z.B. Arbeitsplatzkosten).Für den Gebührenbereich ist dies ebenfalls wichtig.Ist eine Vergabevon Leistungenwirtschaftlich ?Bereitstellen von Daten für die Entscheidung über Eigenerstellung oder VergabeDie öffentliche Verwaltung erstellt viele Leistungen, dieauch von Privaten angeboten werden.Beispiele hierfür sind die Gehaltsabrechnung, dasKassenwesen, der Zahlungsverkehr, die Druckereien, zumTeil die Justitiariate, die ärztlichen Dienste, die IuKBereiche, die Fahr- und Botendienste.Insbesondere in der Öffentlichkeit wird vielfach eineemotional bestimmte Diskussion darüber geführt, ob dieöffentliche Verwaltung in der Lage ist, Dienstleistungen sopreisgünstig und qualitativ hochwertig wie ein Privatbetriebzu erstellen. Dieser permanente Rechtfertigungsdruck, obein Bereich wirtschaftlich arbeitet und konkurrenzfähig ist,hat mit Sicherheit oftmals auch negative Auswirkungen aufdie Zufriedenheit der Beschäftigten mit ihrer Arbeit.Die Berechnung von Preisen für Produkte und Leistungenermöglicht es, Vergleiche mit privaten Anbieternvorzunehmen und die Diskussion zu versachlichen.Die Kosten- und Leistungsrechnung kann somit eineEntscheidungsgrundlage darüber liefern, ob z. B.Kraftfahrzeugreparaturen durch eine verwaltungseigeneWerkstatt oder von einer Fremdfirma kostengünstigererledigt werden können.Allerdings muß an dieser Stelle eines ganz deutlich gesagtwerden: der Angebotsspreis eines privaten Anbieters mußnicht seinen Kosten entsprechen. Er kann je nachwirtschaftlicher Lage des Privatbetriebes, Konjunkturlageoder saisonaler Schwankung über oder unter den Kostender Verwaltung liegen. So können z.B. strategischeÜberlegungen dazu führen, zunächst ein sehr günstigesAngebot zu machen, um „in den Markt zu kommen“. Istdann eine Abhängigkeit von dem Outsourcinganbietererreicht, da das eigene Know How abgebaut wurde, so wirdder Preis allmählich „angezogen“. Ob eine Einsparungdurch teilweise Vergabe oder völliges Outsourcingüberhaupt möglich, wie hoch und ob sie von Dauer ist, läßtsich erst nach längerer Beobachtung des Marktes undeiner Organisationsuntersuchung sagen. Folglich istKostenundLeistungsrechnungnichtdas7

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger Verwaltungeinzigentscheidende Instrument, um Ausgliederungen zubegründen oder zu initiieren.Wie hoch sinddie Kosten beianderen ?Bereitstellen der Grundlagen für Kosten- , Kennzahlenund Soll-Ist-VergleicheMit solchen Vergleichen werden die Ergebnisse desVerwaltungshandelns intensiveren, allerdings fachlichanspruchsvolleren Analysen unterzogen. Es geht dabeidarum, die zeitliche Entwicklung sowohl absolut als auchim Vergleich mit anderen zu bewerten, um Rückschlüsseauf die Erforderlichkeit gegensteuernder Maßnahmen chen zeigen, ob sie sich im Rahmen derKostenplanung bewegen und wo ggf. Kurskorrektureneinzuleiten sind.Das Funktionieren von Verwaltungsvergleichen oder vonQuerschnittsvergleichen insgesamt ist allerdings anBedingungen geknüpft, die gegenwärtig noch nicht erfülltsind: Esmüssen hinreichend Vergleichsmöglichkeitenbestehen. Die Datenbasis der Vergleiche muß im wesentlichengleich sein. Es müssen längere Zeitreihen existieren sowieErfahrungswerte.Quervergleiche werden erst nach Aufbau der Grundlagenbeginnen und auch auf mittlere Sicht in vielen Bereichennur eingeschränkt möglich sein.3.2 Unterstützung der BudgetierungDie Haushaltssystematik ist entsprechend ihrer Funktionnicht darauf angelegt, Kosten produktgerecht zuzuordnen.Für die interne Steuerung im Rahmen des neuenSteuerungsmodells wird deshalb seit längerem diskutiert,Kosten- und Leistungsrechnung großflächig einzusetzen,um eine kosten- und produktorientierte Budgetierunginnerhalb der Einzelpläne einführen zu können.8

Pro iHaushalt undKostenrechnungKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger VerwaltungDer Einsatz von Kosten- und Leistungsrechnung alsInstrument zur Unterstützung der Budgetierung unterliegteinerseits wesentlich den Rahmenbedingungen desHaushalts und muß andererseits eine Wirtschaftlichkeit imBetrieb sicherstellen.Drei Punkte sind besonders hervorzuheben:1.Keine Kostenbudgetierung imHaushaltAuf der zentralen Ebene (Einzelplan-Senat-Bürgerschaft)wird es bis auf weiteres keine xiblereVeranschlagung von Einnahmen und Ausgaben imRahmen des bestehenden Haushaltswesens. Da in derKostenrechnung mit Kosten und Leistungen gerechnetwird, und diese nicht deckungsgleich mit Einnahmen undAusgaben sind, müßte eine „Brücke“ zwischen hiedlichen Systematiken in Einklang zu bringen.Solche Überleitungsrechnungen sind aufwendig undschwer zu handhaben. Eine andere Möglichkeit wäre, dieKosten- und Leistungsrechnung als aushaltsmittelansätze differenzierter veranschlagen zukönnen und die haushaltsirrelevanten Teile aus den Kostenherauszulassen. Dann stellt sich aber aus wirtschaftlichenÜberlegungen eher die Frage, warum dies nicht mit Hilfeder für Haushaltsplanung und -vollzug vorhandenen undeigens dafür entwickelten Instrumente erfolgen kann.2. Praxis der internen Erstattungen weiterentwickelnEine genaue Ermittlung und verursachungsgerechteZuordnung von Kosten wird vielfach nur funktionieren,wenn interne Verrechnungen durchgeführt werden. FiktiveErstattungen dienen der Transparenz, werden jedoch inder Regel nur selten dazu führen, bezogene Leistungen inFrage zu stellen. Nur wenn eine Leistung zahlungsrelevantist, wenn „Geld fließt“, wird ihre Notwendigkeit derInanspruchnahme kritisch hinterfragt und nach Alternativengesucht. Hierzu ist die Einführung eines Systemsinterner Erstattungen in Richtung auf die grundsätzlichePflicht zur Erstattung, soweit es den Geschäftsverkehr vonBehörden untereinander sowie die Inanspruchnahmeeigener oder fremder Serviceeinrichtungen (z.B.Werkstätten, Labore, Druckereien) betrifft, erforderlich. DieLeistungen einer Behörde für eine andere solltenkostenpflichtig sein. Die interne Erstattung hat nnahmenerzielung ist ein wichtiger Anreizmechanismus9

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger Verwaltungfür Ämter und Dienststellen, Kapazitäten qualitativ enorientierung).Der Weg dorthin muß schrittweise angegangen werden:Zuerst sollten die Behörden ihre empfangenen undabgegebenen Leistungen ausweisen, damit die Voluminaund die Zahl der Geschäftsvorfälle festzustellen sind. InKenntnis dieser Fakten wäre im zweiten Schritt dann dieEntscheidung zu fällen, wie die Erstattungen in der Praxisdann wirtschaftlich umgesetzt werden können.3. Breiterer Ausbau von Kostenund Leistungsrechnung fürHaushaltszwecke unwirtschaftlichDie Weiterentwicklung des Haushaltswesens wird in dennächsten Jahren zeigen, ob und inwieweit ein breiterer Ansatz von Kosten- und Leistungsrechnung realisiert und dasInstrumentarium für eine Budgetierung nutzbar gemachtwerden kann. Solange keine kostenbezogene Produktbudgetierung, sondern eine Globalisierung und Flexibilisierungim Rahmen des bestehenden Haushaltsrechts erfolgt, sollte diese durch zielgerichtete Weiterentwicklung der bestehenden Verfahren zur Abrechnung und Veranschlagungvon Haushaltsmitteln unterstützt werden.Die Chancen für die Kosten- und Leistungsrechnung liegenin ihrem verstärkten Einsatz in Gebühren- und Betriebsund Servicebereichen, da die Anwendungsmöglichkeitendort umfassender sind. Die Erfolgsaussichten in solchenEinrichtungen sind deshalb gut.Aus der jetzigen Sicht heraus ist der Einsatz von Kostenund Leistungsrechnung zur ausschließlichen Unterstützung der Veranschlagung von Haushaltsmittelnunwirtschaftlich, da bei fast vollem Personal- und Zeitaufwand, vollen Hard- und Softwarekosten sowie fast vollen Betriebskosten ein komplexes System nur zu einemgeringen Teil genutzt wird.4 Grundbegriffe der Kosten- und LeistungsrechnungDie Kosten- und Leistungsrechnung umfaßt die Bereiche Betriebsabrechnungmit der g und die BetriebsergebnisrechnungBetriebsabrechnungIn der Betriebsabrechnung werden die Kosten möglichstverursachungsgerecht auf Kostenträger und Kostenstellen10

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger Verwaltungverrechnet. Dies erfolgt entweder durch direkte Belastunganhand von Einzelbelegen oder durch Verteilung anhandvon Bezugsgrößen ergebnisrechnungwerdendieverschiedenen wertmäßigen Leistungen einer Periode(Erlöse und Erträge) den jeweiligen Kosten dieser Periodegegenübergestellt. Die so gewonnenen edasBetriebsergebnis.Beim Aufbau von Kosten- und Leistungsrechnung istfolgendes zu sachtvonKosten.KostenAuchfürunddieKosten- und Leistungsrechnung gilt das Prinzip derWirtschaftlichkeit, das - anders als bei der Buchhaltung absoluten Vorrang vor der Genauigkeit hat.4.1 Kosten und LeistungenKostenKosten sind der in Geld ausgedrückte Wert der eingesetztenProduktionsfaktoren (Personal- und Geldeinsatz) zur Erstellung von Produkten und Leistungen im Rahmen der betrieblichen Aufgabenerfüllung innerhalb einer Abrechnungszeitraums.Was ist der Unterschied zwischen Kosten und Ausgaben ?Kosten und Ausgaben fallen vielfach in der Betragshöhe auseinander. Wenn Sie z.B. einen Fotokopierer für die Verwaltungbeschaffen, haben Sie im Jahr der Anschaffung im Haushalt dievollen Ausgaben für den Kopierer. In der Kostenrechnung verteilt sich der Anschaffungspreis anteilig auf die einzelnen Jahreder gesamten Nutzungsdauer.LeistungLeistung ist der betriebswirtschaftliche Gegenbegriff zuKosten. Es gibt zwei Auffassungen des Leistungsbegriffes:11

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger Verwaltung1. Wertmäßiger Leistungsbegriff2. Mengenmäßiger LeistungsbegriffWertmäßiger LeistungsbegriffDer wertmäßige Leistungsbegriff ist der eigentlicheGegenbegriff zu den Kosten. Darunter ist die Mengeund/oder der in Geld ausgedrückte Wert aller erzeugtenProdukte innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zu verstehen. Im einzelnen handelt es sich dabei um: Erlöse aus dem Absatz von Produkten(z.B. Gebühreneinnahmen, Entgelte); Erhöhung des Bestandes an fertigen und unfertigenProdukten in Geldeinheiten(z.B. Druck eines 5 Jahres-Vorrates an Formularendurch die Hausdruckerei); Erträge/ Ersparnisse aus der Nutzung selbsterstellterGüter und Dienstleistungen(z.B. innerbetriebliche Leistung: SelbsterstellteGutachten, Leistungen eigener Werkstätten u.ä.).Marktähnliche Maßstäbe zur geldlichen Bewertung derLeistung im öffentliche Bereich sind z.B.: Gebührensätze laut Gebührengesetz, Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) Gebührenordnung für Ärzte (GboÄ) Bundesrechtsanwaltsgebührenordnung (BRAGO)Mengenmäßiger dausgebrachten Stückzahlen und Qualitäten gemeint.dieWährend Stückzahlen von Kostenträgern in einer Kostenund Leistungsrechnung abgebildet werden können, sinddie qualitativen Leistungen (z.B. t,durchschnittlicheWartezeit) der öffentlichen Verwaltung nicht abzubilden.Ergänzend zu einer Kosten- und Leistungsrechnung sollteparallel eine aussagefähige Betriebsstatistik geführtwerden. Die Aussagen aus der Kosten- undLeistungsrechnung können dann mit den Aussagen ausder Betriebsstatistik kombiniert werden.12

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger VerwaltungWelcher Leistungsbegriff paßt für die öffentliche Verwaltung besser ?Für die öffentliche Verwaltung ist es wesentlich schwierigerLeistungen geldmäßig zu bewerten als in der Privatwirtschaft,da Vergleichs-/Marktpreise fehlen. In vielen Fällen werden wirdaher unsere Leistungen (z.B. Anzahl von ausgestelltenBescheiden) quantitativ und qualitativ erfassen. Auf Grund desFehlens von Marktpreisen können Leistungen häufig nur mit denKosten bewertet werden.4.2 Kostenart und KostenartenrechnungKostenartKostenarten differenzieren die Gesamtkosten nach der Artder verbrauchten Güter- und Dienstleistungen inTeilmengen.Die grundlegenden Kostenartenblöcke sind: Personalkosten (z.B. Löhne, Gehälter) Sachkosten (z.B. Bürobedarf, Hilfs-,Betriebsstoffe) ung).Aus diesen können weitere Kostenarten abgeleitet werden,wenn sie für die Verwaltungskostenrechnung insbesonderewegen ihrer Bedeutung für die Analyse der Wirksamkeitvon Rationalisierungsmaßnahmen (zeitliche Verteilung vonEffekten, Art und erforderlicher Umfang von Maßnahmen)relevant sind.Es handelt sich dabei um die Einteilung nach dem Grad der Zurechenbarkeit der Kosten auf einzelne Organisationseinheiten und/oder Produkte in Einzel- und Gemeinkosten (insbesondere Verwaltungsgemeinkosten); Beschäftigungsabhängigkeit in variable und fixe Kosten.Einzel- undGemeinkostenEinzelkosten lassen sich direkt einer bestimmtenOrganisationseinheit oder einem bestimmten Produktbeziehungsweise einer Leistung zurechnen. Bei denGemeinkosten ist unklar, wo und oder wodurch die Kostenverursacht wurden. Man verrechnet sie daher häufig mitPauschalen oder verteilt sie unter Zuhilfenahme vonSchätzungen.Variable undfixe KostenVariable Kosten sind direkt von der ausgebrachtenStückzahl abhängig und können von dem Verantwortlichenvor Ort kurzfristig und unmittelbar beeinflußt werden.Beispiele für variable Kosten sind:13

Pro iKosten- und Leistungsrechnung in der Hamburger Verwaltung eis Treibstoffkosten eines Feuerwehrfahrzeugs für eineFahrt zum Einsatzort Auszahlung von Wohngeld im Falle einer Genehmigung Papier- und Tonerkosten einer Fotokopie Fotokopiererkosten einer Fotokopie bei einemLeasingvertrag, nach dem jede Kopie abgerechnet wirdIm Gegensatz zu den variablen bleiben die fixen Kostenvon Veränderungen der Leistungsmenge unberührt.Beispiele für fixe Kosten sind: Personalkosten der Bearbeitung eines Antrages für dieAusstellung eines Personalausweises Fahrzeugkosten eines Feuerwehrfahrzeuges Raumkosten eines Verwaltungsgebäudes Fotokopiererkosten einer Fotokopie bei einem gekauftenGerät Honorarkosten an einen Ingenieur für den Bauplaneines GebäudesDas Beispiel der Fotokopiererkosten soll deutlich machen,daß die Zuordnung zu variablen oder fixen Kosten vomjeweiligen Einzelfall abhängig sein kann.Grundsätzlich gilt, daß langfristig alle Kosten variabel sind.Personalkosten sind kurzfristig als fix anzusehen. Sielassen sich nicht durch Entscheidungen vor Ortbeeinflussen, da, solange das Personal vorhanden ist, einegeringere Ausbringungsmenge nur zu einer geringerenAuslastung des Personals führt. Ein Personalabbau ist inder Regel nur über natürliche Fluktuation zu erreichen.Eine Personaleinstellung führt zu „sprungfixen Kosten“.KostenartenplanDie Kostenarten einer Kostenartenrechnung werden

Der öffentliche Bereich hat sich in den letzten Jahren verstärkt zu einem Dienstleistungssektor mit vielschichtiger Angebots- und Organisationsstruktur weiterentwickelt. Diese komplexen Aufgaben und Dienstleistungen kunden- und bedarfsgerecht zu erstellen, ist eines der